Презентация на тему: База данных ACCESS. Презентация на тему: База данных ACCESS Файлы баз данных Microsoft Access

• Определение программы;
• Назначение и функции;
• Объекты;
• Типы данных;
• Меню программы;
• Способы создания объектов;
• Примеры объектов.

На современных персональных компьютерах наибольшее распространение получили реляционные СУБД ACCESS.

Приложение Microsoft Access – это настольная система управления реляционными базами данных (СУБД ), предназначенная для работы на автономном персональном компьютере (ПК) или локальной вычислительной сети под управлением семейства операционных систем Microsoft Windows).

СУБД Microsoft Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, что позволяет пользователю при минимальной предварительной подготовке довольно быстро создать полноценную информационную систему на уровне таблиц, запросов, форм и отчетов.

Базы данных имеют расширение  .mdb.

ОСНОВНЫЕ ОБЪЕКТЫ БД

Таблица – объект, предназначенный для хранения данных в виде записей и полей.

Форма – объект, предназначенный для облегчения ввода данных.

Запрос – объект позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц.

Отчёт – объект, предназначенный для печати данных.

ЛЮБАЯ ТАБЛИЦА МОЖЕТ БЫТЬ ПРЕДСТАВЛЕНА В ДВУХ РЕЖИМАХ:

В режиме таблицы, предназначенном для ввода данных, их просмотра и редактирования.

В режиме конструктора , предназначенном для создания структуры таблицы, изменения типа данных, изменения структуры таблицы (добавления и удаления полей).

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ТАБЛИЦАМИ

Таблица - основной (базовый) объект базы данных. Все остальные объекты создаются на основе существующих таблиц.

• В таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе данных; А также таблицы
• В таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе данных;
• А также таблицы хранят структуру базы данных (поля, их типы и свойства)

Существуют следующие режимы создания запроса:

• В режиме мастера.
• В режиме конструктора.

В режиме конструктора. На экране появляется окно, новый запрос, в котором перечислены все способы в создании запроса. Это:

• Конструктор.
• Простой запрос.
• Перекрестный запрос.
• Повторяющиеся записи.
• Записи без подчиненных.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ЗАПРОСАМИ

Запрос – это объект базы данных, который позволяет производить основные операции по обработке данных:

• сортировку,
• фильтрацию,
• объединение данных из разных источников,
• преобразование данных
• сохранять результаты с некоторым именем, чтобы в дальнейшем использовать их по мере необходимости.

• Форма является наиболее удобным средством просмотра и ввода данных.
• Форма создается на основе уже разработанных таблиц и может включать в себя не только одну, но и несколько связанных таблиц.

• Наиболее быстрый способ создания формы – с помощью мастера.

• Форма может иметь табличный вид, но чаще всего используют ленточный – каждый объект имеет отдельную карточку.

• Отчет – возможность создания различных форм представления выходной информации.

• Удобство компьютерных отчетов заключается в том, что они позволяют сгруппировать информацию по заданным признакам, ввести итоговые поля подсчета записей по группам по всей базе.

• Отчет является удобной формой представления информации для ввода на печать.

ЗАЩИТА БАЗЫ ДАННЫХ

Access обладает лучшей системой защиты среди всех настольных СУБД. Встроенный мастер позволяет создавать группы, пользователей, присваивать права доступа ко всем объектам, в том числе и модулям. Каждому пользователю можно предоставить индивидуальный пароль.

Система защиты доступна как с помощью визуальных средств, так и программным путем.

Microsoft Access - это самая популярная сегодня настольная система управления базами данных. Ее успех во многом связан с включением ее в семейство Microsoft Office. Этот программный продукт рассчитан как на начинающего, так и на квалифицированного пользователя

Описание презентации по отдельным слайдам:

1 слайд

Описание слайда:

Система управления базами данных Microsoft ACCESS Выполнила: Павлова А.А. Гр. 331-ЛД Проверила: Тунакова Г.А. Презентация

2 слайд

Описание слайда:

Объекты СУБД Access Таблицы - это основные объекты любой базы данных. В таблицах хранятся: все данные, имеющиеся в базе, структура базы (поля, их типы и свойства). Объект (закладка) таблицы Способы создания

3 слайд

Описание слайда:

Объекты СУБД Access Запросы - эти объекты, служащие для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции, как отбор данных по заданному критерию, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое. Объект (закладка) запросы

4 слайд

Описание слайда:

Объекты СУБД Access Формы - это средства для ввода данных или просмотра данных. Предоставляют пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочие) для автоматизации ввода. Закладка «Формы»

5 слайд

Описание слайда:

Объекты СУБД Access Отчеты предназначены для вывода данных на печатающее устройство (например,принтер). В них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, служебная информация о времени создания отчета и т. п.). Макросы автоматизируют выполнение конкретной операции БД без программирования. Модули содержат программы на языке Visual Basic, применяемые для настройки, оформления и расширения БД. Страницы доступа предназначены для просмотра и работы через Интернет с данными, хранящимися в базах данных MS Access или MS SQL Server.

6 слайд

Описание слайда:

Типы данных Microsoft Access Текстовый - тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов). Поле Мемо - специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он хранится в другом месте базы данных, а в поле хранится указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда. Числовой - тип данных для хранения действительных чисел. Дата/время - тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.

7 слайд

Описание слайда:

Типы данных Microsoft Access Денежный - тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа дан­ных, а не настройку числового типа. Счетчик - специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование - для порядковой нумерации записей. Логический - тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет).

8 слайд

Описание слайда:

Типы данных Microsoft Access Поле объекта OLE - специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов, например мультимедийных, вставляемых внедрением или связыванием (OLE). Реально, конечно, такие объекты в таблице не хранятся. Как и в случае полей MEMO, они хранятся в другом месте внутренней структуры файла базы данных, а в таблице хранятся только указатели на них (иначе работа с таблицами была бы чрезвычайно медленной). Гиперссылка - специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск броузера и воспроизведение объекта в его окне. Мастер подстановок - это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод в данных поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка.

9 слайд

Описание слайда:

Средства создания объектов базы данных СУБД Microsoft Access СУБД Microsoft Access предоставляет несколько средств создания основных объектов: ручные - разработка объектов в режиме Конструктора; автоматизированные - разработка с помощью программ-мастеров; автоматические - средства ускоренной разработки простейших объектов.

10 слайд

Описание слайда:

Средства создания объектов базы данных СУБД Microsoft Access Рекомендации по применению средств создания объектов: При разработке учебных таблиц и запросов рекомендуется использовать ручные средства - работать в режиме Конструктора. Использование мастеров ускоряет работу, но не способствует освоению понятий и методов. При разработке учебных форм, отчетов и страниц доступа лучше пользоваться автоматизированными средствами, предоставляемыми мастерами. Дизайн этих объектов трудоемок, поэтому его лучше поручить программе, а учащемуся сосредоточиться на содержательной части работы.

11 слайд

Описание слайда:

12 слайд

Описание слайда:

Создание структуры таблиц БД В окне базы данных выбрать объект Таблицы Выбрать пункт Создание таблицы в режиме конструктора В окне конструктора указать имя поля и тип данных Определить первичный ключ таблицы

13 слайд

Описание слайда:

14 слайд

Описание слайда:

Установление связей между таблицами Меню Сервис – Схема данных Добавить таблицы, участвующие в связях и закрыть окно Добавить Отбуксировать поле таблицы Студент на соответствующее поле таблицы Книги.

15 слайд

• Размер: 233 Кб
• Количество слайдов: 37

Описание презентации Презентация Презентация Access по слайдам

2Основные понятия Предметная область – это часть реального мира, подлежащая изучению с целью автоматизации управления в этой сфере. Объект реального мира (сущность) – это нечто существующее и различимое, для которого существует название и способ отличать один подобный объект от другого (школа, магазин, банк и т. д.)

3Основные понятия 1. Объект может быть набором объектов – класс объектов. 2. Например – товар на складе представляет собой набор различных товаров. 3. Классом объектов называют совокупность, обладающую одинаковым набором свойств. 4. Каждый объект в наборе называют экземпляром объекта.

4Свойства объектов Свойством объекта называется некоторая величина, которая характеризует состояние объекта в любой момент времени. Отдельный экземпляр объекта можно описать, если указать достаточное количество значений его свойств. Например, все экземпляры объекта Товар характеризуются свойствами: артикул товара, наименование товара, цена товара.

5Идентифицирующие свойства объектов Идентифицирующее свойство объекта — свойство, по значению которого можно однозначно отличить один экземпляр объекта от другого в пределах класса объектов. Например, объект Сотрудник. Идентифицирующими свойствами нельзя считать свойства: Фамилия, Имя, Отчество из-за наличия однофамильцев с совпадающими именами и отчествами. Можно добавить в список свойства: Дата рождения, Национальность. Можно использовать идентифицирующее свойство Номер паспорта, Серия паспорта или Табельный номер.

6Понятие атрибута объекта (реквизита) Каждый объект характеризуется набором свойств, которые называются атрибутами объекта или реквизитами. Атрибут — это информационное отображение отдельного свойства некоторого объекта, процесса или явления.

7Реляционная модель данных Разработана Э. Ф. Коддом в 1970 г. РМД — это организация данных, в которой информационные объекты представляют в виде двумерных массивов (таблиц), обладающих следующими свойствами: 1. каждый элемент таблицы – один элемент данных; 2. все столбцы в таблице однородные, т. е. все элементы в столбце имеют одинаковый тип; 3. каждый столбец имеет уникальное имя; 4. порядок следования строк и столбцов может быть произвольным. В теории множеств таблицы называются отношениями или реляциями. Строки — записями (кортежами). Столбцы – полями (атрибутами отношений).

8Реляционная модель данных Данная модель базируется на реляционной алгебре, где определены такие математические операции, как объединение, вычитание, пересечение, соединение и др. В любой реляционной базе данных можно сформировать несколько таблиц. Таблицы должны быть связаны между собой для возможности одновременной работы со всеми таблицами. Связь между двумя таблицами выполняется через одинаковые поля. Поле, используемое для связывания таблиц, называется ключевым полем или ключом.

9СУБД MS ACCESS MS Access относится к системам управления базами данных реляционного типа и является одной из самых популярных настольных СУБД. MS Access представляет собой комплекс прикладных программ, предназначенных для выполнения следующих операций: создания баз данных (БД) ; обеспечения доступа к данным; обработки данных. MS Access обладает большим набором визуальных средств (для ввода, анализа и представления данных), также позволяет использовать возможности объектно-ориентированного языка программирования (VBA — Visual Basic для приложений).

10Объекты СУБД MS Access Таблица – сохраняет данные. Запрос – выбирает нужные данные из одной или нескольких таблиц. Форма – выводит данные из таблиц или запросов в форме удобной для пользователя. Отчет – формирует выходной документ для вывода на печать. Макрос – программа, состоящая из последовательности макрокоманд, предназначенная для автоматизации конкретных операций обработки базы данных. Модуль – программа на языке VBA , которая разрабатывается пользователем для реализации нестандартных операций при создании приложения.

12Таблицы 1. Каждому объекту концептуальной модели предметной области соответствует одна таблица. 2. Каждое поле таблицы содержит одну характеристику (атрибут) объекта предметной области. 3. В записи собраны сведения об одном экземпляре этого объекта.

13Способы создания таблиц 1. Режим таблицы (путем ввода данных). 2. Конструктор таблиц. 3. Мастер таблиц. 4. Импорт таблиц. 5. Связь с таблицами – устанавливается автоматическая непосредственная связь текущего приложения с данными других приложений. Таблица остается в приложении-источнике и может использоваться несколькими приложениями.

14Типы данных таблиц 1. Текстовый – тип данных по-умолчанию. Число символов в поле не должно превышать 255. 2. МЕМО (комментарий – хранилище текста) – текст и цифры длиной до 6 5 535 символов. Просмотр данных возможен только в форме или отчете. 3. Числовой – целые и десятичные числа. 4. Денежный – числа в денежном формате. 5. Счетчик – последовательные или случайные числа. 6. Дата/время – дата и время.

15Типы данных таблиц 7. Логический – данные, которые могут иметь одно из двух возможных значений (да/нет, истина/ложь, 0/1, -1/0, вкл/выкл). 8. OLE -объект – поле содержит ссылки на OLE объекты. 9. Гиперссылка – поле содержит адреса файлов или URL web- сайтов.

16Свойства полей задаются в режиме Конструктор таблиц на вкладке Общие и зависят от выбранного типа данных.

17Свойства полей 1. Размер поля Для текстовых — от 0 до 255 Для числовых – размер выбирается из списка: байт (0-255) ; целое (-32768 +32767) ; длинное целое (-2, 14 · 109 + 2, 14 · 109) ; одинарное с плавающей точкой (-3, 4 · 10 38 + 3, 4 · 1038) ; двойное с плавающей точкой (-1, 797 · 10 308 + 1, 797 · 10308).

18Свойства полей 2. Формат поля. 3. Число десятичных знаков. 4. Маска ввода — служит для задания отображения постоянных символов в поле и ограничения длины. Пример маски для отображения 4х-значного десятичного числа со знаком: #9999 -854 ; 1854; -25 # 0000 (ввод обязателен) Маску LLL ? ? ? можно использовать для текстового поля: улица, дом, кровля (L — ввод обязателен; ? – ввод необязателен). 5. Подпись – второй идентификатор поля, используется в формах или отчетах. 6. Значение по умолчанию – значение, которое при создании записи автоматически вводится в качестве предустановки.

19Свойства полей 7. Условие на значение — ограничение, накладываемое на значения поля (256 OR 512). 8. Сообщение об ошибке — текст сообщения составляется разработчиком и появляется на экране при нарушении предыдущего свойства. 9. Обязательное поле – если выбирается ДА, то все ячейки данного поля должны быть заполнены. 10. Пустые строки – если выбирается НЕТ, поле не должно содержать данных, состоящих из одних пробелов. 11. Индексированное поле — если выбирается ДА, то в соответствие каждому значению поля ставится индекс (простое число). Таблица индексов используется для ускорения выборки данных из таблицы.

20Организация связей между таблицами Ключевые поля могут быть двух видов: первичный ключ; внешний ключ. Первичный ключ – поле, каждый элемент которого однозначно определяет запись таблицы. Внешний ключ – поле, которое вводят в таблицу специально для выполнения связывания таблиц. Студент Номер ФИО Дата рожд Группа Сессия Номер Оценка 1 Оценка 2 Оценка 3 Результат Стипендия Результат Сумма стипендии

21Организация связей между таблицами Таблицы Студент и Сессия связаны по первичным ключам, а таблицы Сессия и Стипендия связаны по внешнему ключу. При выполнении связывания таблиц с использованием внешнего ключа используются следующие определения: таблица с первичным ключом называется главной таблицей; таблица с внешним ключом – подчиненной таблицей.

22Типы связей 1. Один к одному. Первичный ключ главной таблицы связан с первичным ключом подчиненной таблицы. 2. Один ко многим. Первичный ключ главной таблицы связан с внешним ключом подчиненной таблицы. 3. Многие ко многим. Связь реализуется через таблицу-связку и распадается на две связи Один ко многим. Поставщики Товары Заказы1: M M: M

24Виды первичных ключей Первичный кляч может быть двух видов. 1. Простой – состоящий из одного поля. 2. Составной – состоящий из двух и более полей. Составной ключ – это уникальный набор значений отдельных полей.

25Понятие целостности данных Поддержание целостности данных гарантирует сохранение существующих связей между таблицами при вводе и удалении записей и запрещает случайное удаление связанных данных. Например, таблицы Покупатели и Заказы связаны по полю Код покупателя. Если Покупатель с кодом 4 сделал 3 заказа, тогда в таблице Заказы будет 3 записи с таким кодом покупателя. Эти записи будут связаны с одной записью в таблице Покупатели. При попытки удаления любой из трех записей в таблице Заказы будет выдано сообщение о нарушении целостности данных.

27Понятие целостности данных Для поддержания целостности данных необходимо в диалоге Связи установить флажок Обеспечение целостности данных. Access может автоматически выполнять каскадное удаление и обновление связанных данных, если в диалоге связи установить флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей.

28Запросы на выборку — используются для выбора из БД интересующей пользователя информации. Выборка – это динамическая таблица с записями данных, которые удовлетворяют определенным условиям запроса. Выборка формируется каждый раз заново при запуске запроса. Можно обращаться с выборкой как с реальной таблицей, т. е. редактировать ее записи. Внесенные изменения будут автоматически отражены в реальных таблицах.

29Способы формирования запросов 1. QBE (Query By Example) запрос по образцу, т. е. запрос, который создается с помощью конструктора запросов. 2. SQL (Structured Query Language) – запрос пишется на языке SQL. При формировании QBE запроса Access автоматически формирует соответствующий SQL запрос, который можно посмотреть с помощью команды Вид — Режим SQL.

30Запросы Простой запрос – запускается мастер по созданию запроса на выборку. Перекрестный запрос – сводная таблица, которая создается мастером сводных таблиц Excel. Повторяющиеся записи – выполняется группировка записей с одинаковыми значениями указанного поля. Записи без подчиненных — выполняется поиск записей в главной таблице, для которых нет связанных с ними записей в подчиненной таблице.

31Создание запроса в режиме конструктора 1. Открыть окно конструктора. 2. Добавить нужные таблицы. 3. Установить параметры запроса.

32Параметры запроса на выборку 1. Сортировка – используется для сортировки выборки по указанному полю (ключу сортировки). Ключей может быть несколько. Сортировка по второму ключу выполняется, если есть повторяющиеся значения в поле первого ключа.

33Параметры запроса на выборку 2. Поля, у которых снят флажок в строке Вывод на экран участвуют в запросе, но не отображаются в выборке. 3. Условие отбора – выражение, которое используется в качестве критерия отбора записей по тому полю, в столбце которого это выражение введено. После ввода выражения необходимо нажать клавишу ENTER.

34Составление условий отбора в запросах 1. Использование маски Like. Символ * заменяет любое количество символов. Например: выражение Like “ М* ” — позволит отобрать все значения текущего поля, начинающиеся на букву М 2. Использование знаков сравнения. Например: > 5 ; >= 10 ; >= “ М* ” . 3. Отбор внутри диапазона значений: использование знаков сравнения и оператора AND; использование ключевого слова BETWEEN и оператора AND. Например: >=“ М* ” AND <=“ Р* ” ; BETWEEN 5 AND 10.

35Составление условий отбора в запросах 4. Использование оператора ИЛИ (OR). Например: для поля Дата условие * 08 OR * 09 (символ * заменяет символы, соответствующие дню и месяцу) позволит отобрать заказы за два года. Для той же цели можно использовать совместно со строкой Условие отбора строку ИЛИ.

36Составление условий отбора в запросах Список функций. 1. Группировка – группируются одинаковые значения данного поля. 2. SUM – вычисляется сумма сгруппированных значений. 3. AVG – определяется среднее сгруппированных значений. 4. MIN – определяется наименьшее из сгруппированных значений. 5. MAX – определяется наибольшее из сгруппированных значений. 6. COUNT – вычисляется количество сгруппированных значений. 7. FIRST – определяется первое из сгруппированных значений.

37Составление условий отбора в запросах 8. LAST – определяется последнее из сгруппированных значений. 9. Условие – выбирается из списка, если по данному полю составлено условие отбора. 10. Выражение – выбирается из списка, если для данного поля составлено вычисляемое выражение.

Интерфейс MS Office Access

Microsoft Office Access 2010

База данных в Access - это множество всех таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов и модулей, составляющих законченную систему.

Объекты БД – таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Кроме того, приложение Access содержит некоторые другие объекты, в.т.ч связи, свойства БД и спецификации импорта и экспорта.

Можно использовать Access для управления всеми данными в одном файле. В файле базы данных Access можно использовать следующие элементы:

таблицы для сохранения данных;

запросы для поиска и извлечения только необходимых данных;

формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

отчеты для анализа и печати данных в определенном формате.

Файлы баз данных Microsoft Access

Отчет Форма

Файлы баз данных Microsoft Access

1. Данные сохраняются один раз в одной таблице, но просматриваются из различных расположений. При изменении данных они автоматически обновляются везде, где появляются.

4. Отображение и печать данных осуществляется с помощью отчета.

Таблицы и связи

Таблица – хранилище данных; это отправная точка при создании приложения. Независимо от того, хранятся ли данные в БД Access или приложение ссылается на них путем связывания внешних таблиц, все прочие объекты Access прямо или косвенно ссылаются на таблицы.

Запросы

Запрос помогает находить и извлекать данные, удовлетворяющие заданным условиям, включая данные из нескольких таблиц. Запрос можно также использовать для обновления или удаления нескольких записей одновременно и для выполнения предписанных или пользовательских расчетов на основе данных.

Базы данных: понятие, основные элементы. База данных – это информационная модель, позволяющая упорядоченно хранить данные.Программное обеспечение, предназначенное для работы с базами данных, называется система управления базами данных (СУБД). В иерархической базе данных записи упорядочиваются в определенную последовательность, как ступеньки лестницы, и поиск данных может осуществляться последовательным «спуском» со ступени на ступень Реляционная база данных, представляет собой двумерную таблицу. Элементы реляционной БД: Столбцы таблицы называются полями: каждое поле характеризуется своим именем и типом данных (текст, число, дата, логическое, счетчик) Строки таблицы являются записями об объекте. Запись БД – это строка таблицы, содержащая набор значения определенного свойства, Классификация баз данных: По характеру хранимой информации: - Фактографические (картотеки), - Документальные (архивы) По способу хранения данных: - Централизованные (хранятся на одном компьютере), - Распределенные (используются в локальных и глобальных компьютерных сетях). По структуре организации данных: - Табличные (реляционные), - Иерархические,